Directiesecretaresse CCO en COO

Als de rechterhand van onze CCO en COO creëer jij overzicht, bewaak je prioriteiten en zorg jij dat zij kunnen excelleren in hun werk.

Jaarbeurs is volop in beweging en onze commercieel directeur (CCO) en operationeel directeur (COO) spelen daarin een belangrijke rol. Hun dagen zijn gevuld met afspraken met uiteenlopende stakeholders: klanten, collega’s, wethouders, brancheverenigingen en beursorganisatoren. Wij zoeken een ervaren directiesecretaresse die structuur en rust brengt in de dagelijkse hectiek

Jouw rol

Je bent de onmisbare schakel in het succes van de CCO en de COO. Jij zorgt dat agenda’s kloppen, dat afspraken worden opgevolgd, dat acties op de juiste plek landen en dat zij hun werk optimaal kunnen doen. En nee, dat is niet ‘gewoon een beetje plannen’. Je schakelt op hoog niveau, begrijpt het speelveld en je weet wanneer je moet doorpakken, of juist moet afremmen.

Je werkt nauw samen met Karin, de directiesecretaresse van de CEO en de CFO. Samen vangen jullie elkaars werk op en vormen jullie het directiesecretariaat van Koninklijke Jaarbeurs. Jullie zijn professioneel, betrouwbaar, scherp op detail en dragen bij aan een positieve sfeer.

Dit is wat je leuk vindt om te doen:

• Agendabeheer op hoog niveau: je bewaakt, plant en herstructureert continu, met gevoel voor urgentie en prioriteit.

• Informatie filteren en opvolgen: je leest mee, denkt vooruit en zorgt dat actiepunten worden opgepakt.

• Stakeholdermanagement: je weet wie wie is, wat gevoelig ligt en hoe je soepel schakelt tussen interne en externe contacten van alle niveaus.

• Vergader-ondersteuning: je regelt alles van A tot Z: uitnodigingen, stukken, notulen, actielijst en opvolging ervan.

• Presentatie-ondersteuning: je leest mee en checkt, maar hoeft zelf geen presentaties te ontwikkelen. Wel zorg je ervoor dat deze tijdig klaar is, en werkt.

• Aandacht voor de mens: je signaleert waar iets gevierd moet worden of wie extra aandacht behoeft. Je regelt een bloemetje, en zet het in de agenda van de CCO of COO.

• Teamwork: samen met Karin ben je elkaars back-up en je stemt nauw af met de collega’s van het commerciële team.

Waarom deze rol jou gaat passen

Volgens Karin, je directe collega: "Je hebt veel vrijheid, het werk is enorm afwisselend, je krijgt echt inzicht in wat er speelt binnen Jaarbeurs én je bent een onmisbare schakel voor de directie. En dat alles binnen een informele en leuke sfeer"

Dit breng je mee

• Ruime ervaring als directiesecretaresse, executive assistant of PA op directieniveau, bij voorkeur in een commerciële setting.

• Professionaliteit: je staat stevig in je schoenen, voelt feilloos aan wat belangrijk is en laat je niet snel omver blazen.

• Organisatiesensitiviteit: je begrijpt hoe de hazen lopen en blijft discreet met vertrouwelijke informatie.

• Je bent proactief, betrouwbaar, oplossingsgericht en behoudt overzicht in de hectiek.

• Je bent digitaal goed onderlegt en werkt soepel met Outlook, Teams en Excel.

• Je spreekt en schrijft uitstekend Nederlands en red je goed in het Engels.

Jaarbeurs wil een divers samengestelde en inclusieve organisatie zijn. Waar ruimte is voor verschillen en waar iedereen zich welkom voelt. Dat helpt ons om de kwaliteit van ons werk te verbeteren. Kandidaten die de diversiteit en inclusie van ons team vergroten, moedigen we aan om te solliciteren. Lees hier meer over onze visie op diversiteit & inclusie.

Werken bij Jaarbeurs

Jaarbeurs is organisatie met ruim 450 medewerkers. Het is een plek waar mensen elkaar ontmoeten, samenwerken en herinneringen maken. We zijn trots op onze missie om in 2030 de meest duurzame organisator en facilitator van beurzen en evenementen in Europa te zijn. Vernieuwing, betrokkenheid en duurzaamheid zijn de kern van alles wat we doen.

Je komt terecht in een informele, professionele organisatie met een groot hart: voor mensen, voor samen, voor organiseren en voor impact maken!

Dit krijg je van ons

• Een salaris tussen €3.446 en €4.430 o.b.v. 40 uur per week (Styr level 7)  afhankelijk van je ervaring

• 27 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur), met de optie om extra dagen bij te kopen

• 8% vakantiegeld, een pensioenregeling en een bedrijfssuccesregeling (max. 5%)

• Duurzame mobiliteitsopties: OV-vergoeding, fietsvergoeding of leasefiets

• Laptop en smartphone (max. €850 budget)

• Gratis toegang tot onze events en beurzen

• Trainingen, workshops en deelname aan initiatieven zoals de Jaarbeurs Summer- en Winterschool

• Vrijwilligersuren, maandelijkse borrels en diverse sportieve en sociale activiteiten

• Een centraal gelegen werkplek naast Utrecht Centraal

• Een organisatie die inzet op diversiteit, vitaliteit en duurzaamheid

Hebben we je interesse gewekt?

Zie jij jezelf als onmisbare steunpilaar van onze CCO en COO? Dan horen we graag van je! Reageer snel, want zodra we de juiste kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature. Reageer online en je krijgt snel een reactie van ons.

Eerst meer weten over de functie? Bel of mail met Marijn Immink (Recruiter) via marijn.immink@jaarbeurs.nl, 06 83656195.

We zoeken per half augustus ook iemand die dit tijdelijk op uitzendbasis wil oppakken, totdat we onze vaste nieuwe collega gevonden hebben. Heb je interesse in de tijdelijke functie (evt. met uitzicht op vast), laat dat ons ook weten. Let op: niet op zzp-basis en de inhuur verloopt via Go-office.

Please note that fluency in Dutch is required for this position.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Een online assessment en referentiecheck maken deel uit van het proces